Méthodes de travail, processus, organisation

11-01-2024 16:25:50

Méthodes de travail intra-départementales (processus)

En tant que responsable d'une Transformation Digitale, il vous appartient de mettre l'accent sur 3 éléments :

• Les inputs
• Les outputs
• Le lead-time ^[1]

Comme je l'ai indiqué dans l'introduction, je favorise souvent des départements pré-déterminés et souvent, pour ne pas dire toujours, je favorise l'approche par les documents sortants, c'est-à-dire les outputs.

Ensuite, je mets l'accent sur 2 métriques qui me permettent de déterminer si la transformation digitale introduite a un impact positif :

1. Le lead-time
2. La qualité

Le lead-time est finalement la vitesse de traitement, ce qui est lié à un des piliers présents dans la BigPicture : l'accélération des cycles. Pour en faire une métrique, j'essaye de déterminer le volume du département en termes d'outputs en période de pointe, en période creuse et en période normale et je positionne les objectifs à atteindre à environ 90% des données observées. Ensuite, je mets en place les outils nécessaires à l'obtention de ces métriques une fois que la transformation digitale est mise en place de telle sorte que je puisse comparer la situation AVANT la transformation digitale et la situation APRÈS la transformation digitale. Cet aspect quantitatif est important mais il n'a pas de sens s'il est le seul pris en compte. Il est important de comprendre qu'il s'agit de pouvoir juger de l'impact des actions entreprises dans la transformation digitale : on ne mesure PAS la performance d'une équipe ! On mesure l'efficacité de la transformation digitale ! Il est inutile de dire que ces outils DOIVENT ÊTRE ENTIÈREMENT AUTOMATISÉS et NE DOIVENT PAS CONSTITUER UNE AUGMENTATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL.

En ce qui concerne la qualité, les départements ont souvent leur façon de mesurer la qualité de leur travail. Si ces méthodes existent, il faut les ré-utiliser et ne pas en inventer de nouvelles. Quand de telles méthodes existent on se débarrasse d'un problème de poids qui est typiquement lié au Change Ma&nagement.

En revanche, vous pourriez être améné à mettre en place une manière de contrôler la qualité parce que le département en question ne se serait pas doté d'une manière de procéder. Vous pouvez faire part de suggestions mais il me semble utile d'indiquer que les méthodes de travail qui sont celles d'un département vis-à-vis de lui-même sont à prendre en compte par les équipes elles-mêmes. Il faut appliquer les principes de la programation orientée-objets et en particulier son paradigme d'encapsulation : l'équipe doit savoir tout ce qui la concerne et il faut lui laisser faire le travail comme elle l'entend (pour néanmoins répondre à ses objectifs). Ce qu'il y a lieu de contrôler/surveiller en tant que personne impliquée dans la gestion d'une transformation digitale c'est de s'accorder sur les inputs, les outputs et le lead-time et faire en sorte que des métriques soient établies, et là, de les consulter pour qu'elles inventent de telles métriques.

Méthodes de travail inter-départementales (processus)

Pour ce qui des processus inter-départementaux, j'essaye de les éviter au maximum au début d'une Transformation Digitale parce qu'ils sont souvent à l'origine de dépendances en chaîne et que cela demande pas mal de coordination.

En tout état de cause, je bannis les méthodes de travail inter- départementales de mon horizon tant que j'ai pas fini une première transformation digitale (ou quand j'ai suffisamment atteint de confiance sur le bon déroulement des opérations)

Par contre, dès que j'atteins le stade où je dois placer mon pied de biche à un autre endroit de l'organisation, la question des processus à mettre en place s'invite souvent malgré mes efforts de les repousser.

Sachant cet exerice plus périlleux, je veille néanmoins à faire en sorte que les dépendances soient minimales. C'est aussi le moment où on entre dans les apscets techniques de la mise au point de la colonne vertébrale digitale, le système nerveux de l'organisation. Rassurez-vous cependant : ce système nerveux existe déjà. Il faudra l'étendre et probablement le standardiser car il y a fort à parier qu'il s'agit de structures de répertoires normalisées avec force conventions de nommage de toutes sortes, de sharepoints hétéroclites, d'utilisation de mails, etc. Han han, va falloir améliorer cela.

Footnotes

^[1] … Le temps entre l'entrée et la sortie, entre l'input et l'output.